Recorrido. Las etapas programadas por VME recorren una parte importante del planeta en un viaje de aventura de más de 70.000 km. atravesando en la mayor parte de su recorrido lugares escasamente accesibles, donde la posibilidad de recorrerlos en el propio vehículo bien equipado es remota. La belleza y el interés humano de los lugares han sido elementos decisivos al planear la ruta alrededor del mundo, sólo limitada por accidentes geográficos o situaciones políticas insalvables. Cada etapa tiene una longitud cercana a los 3.000 km., a realizar en 12 días consecutivos de conducción. El itinerario es hasta cierto punto libre entre salida y llegada, aunque VME recomienda atenerse al que ha sido cuidadosamente diseñado por la organización. La climatología debe ser muy tenida en cuenta en la planificación de cada etapa.

Equipamiento Vehículos. Los vehículos, según la experiencia de ediciones anteriores, van equipados con los siguientes accesorios:

• Equipamiento completo del vehículo nuevo.
• Portaequipajes de gran capacidad.
• Neumático de repuesto, gato y llave de ruedas adicionales de repuesto. Kit de pinchazos.
• Juego de herramientas más usuales adicional.
• Radio CB entre vehículos. Transponder localizador GPS vía satélite (visible en Google Earth).
• Eslingas y cinchas para remolque y atado de equipaje
• Cabestrante y caja completa de herramientas, repuestos, aceite, arrancador de batería y botiquín montados en uno de los vehículos.
• Conversor 12W a 220V para carga de teléfonos, vídeos y cámaras.
• 1Juego de neumáticos de repuesto (llantas y cubiertas)
• GPS .
• Extintor.
• Documentación: Inventario de accesorios, manual y documentación completa del vehículo, Diario de Ruta e Informe de Incidencias.
• Fundas de asientos
• Tampón con sello oficial de II VMD3.

Cursillo de mecánica básica y conducción off-road. Todos los participantes están obligados a asistir a una presentación de las características del coche y practicar un recorrido de prueba. También realizarán un cursillo de mecánica básica, rescate de automóviles y conducción off-road impartido por especialistas según calendario previsto.

Mantenimiento de los vehículos. VME ha planeado revisiones programadas en ciudades de diferentes países en las que la marca tiene concesionarios utilizando la Red Mundial de Land Rover. La primera se verifica antes de salir de España, y las siguientes tendrán lugar de acuerdo con el plan de mantenimiento de fábrica, al final de determinadas etapas, en concesionarios Land Rover. En ausencia de servicios oficiales, los trabajos de mantenimiento serán realizados por talleres aceptados por VME.Todos los trabajos constarán en el libro oficial de mantenimiento de cada vehículo. Los puntos a revisar de los vehículos siguen estrictamente el plan de mantenimiento oficial. Los neumáticos y piezas de desgaste serán sustituidos según cuadro de mantenimiento establecido por la organización.

Se hace notar que según avance la II VMD3 los vehículos pueden presentar desgaste y algunos pequeños daños como consecuencia de los difíciles terrenos y las dificultades orográficas y climatológicas que van superando durante su vuelta por el mundo.

Jefe de Etapa. La organización de VME incluye un Jefe de Etapa, sin costo para los participantes, cuyas funciones son las siguientes:

• asegurar que los pilotos revisen que el material puesto a disposición por VME se encuentra, y permanece en las condiciones adecuadas para el viaje
• verificar antes del comienzo de cada etapa que los vehículos están preparados para iniciarla y que todos los participantes tienen sus pasaportes, vacunas y visados en regla
• verificar que toda la documentación esta en su sitio
• coordinará toda la comunicación y toma de decisiones entre todos los pilotos
• será el interlocutor único entre la organización de VME y los participantes
• en todo momento velará por el cumplimiento del reglamento
• controlará el Diario de Ruta, y el Informe de Incidencias
• únicamente en caso de falta de consenso, decidirá la opción que crea mejor, o mas segura para todo el grupo

Mantenimiento durante la etapa. Al principio de cada etapa cada equipo debe inspeccionar sus vehículos y llamar la atención del Jefe de Etapa sobre averías o faltas de equipamiento. Si como consecuencia de ello el piloto opina que el vehículo no es seguro o no está en condiciones de realizar la etapa, el Jefe de Etapa contactará con VME para comunicar si los defectos son o no subsanables, y si en su criterio éstos impiden el normal desarrollo de la etapa.

En caso de que una etapa no pueda iniciarse por razones atribuibles a VME, la organización indemnizará a los participantes afectados devolviéndoles las cantidades entregadas en concepto de Cuota de Inscripción y Fianza, constituyendo la íntegra devolución de las referidas cantidades la total compensación que cada piloto acepta en este momento y expresamente como la única exigible a VME. Por el contrario, cuando los pilotos participantes deciden iniciar la etapa, aceptan implícitamente que los vehículos puestos a su disposición por la organización cumplen con los requisitos de permisos, seguridad y funcionamiento.

Dada la responsabilidad exigida a los vehículos, a veces operando en condiciones difíciles, es necesario que cada equipo haga una revisión superficial y un mínimo mantenimiento diario para garantizar su buen funcionamiento y la ausencia de averías. Este mantenimiento incluirá al menos:

• Comprobar calidad y nivel de aceite del carter.
• Comprobar, y adaptar a cada tipo de superficie, la presión de las ruedas, y en su caso, sustituirlas por las mas indicadas. En carretera, la presión deberá estar por encima de 2.5 bar.
• Comprobar que todo el equipaje, accesorios y herramientas se encuentran debidamente estibados y sujetos

Recomendación. Por experiencia de ediciones anteriores, para el completo éxito del viaje éste ha de ser preparado en detalle por todos sus miembros. Así, con carácter enunciativo, y tanto a título individual, como de forma compartida, las responsabilidades a distribuir entre los participantes de cada etapa son las siguientes:

• Organización de viajes hasta punto de partida, y desde final de su etapa
• Control de la documentación del vehículo y personal: pasaportes, visados, permisos de conducir y seguros
• Itinerario y navegación durante la etapa: manejo de GPS y mapas
• Organización logística de la etapa: alojamientos, comida y combustible
• Atención a las obligaciones derivadas del patrocinio: dossier, ropa y decoración coches
• Investigación y control de hospitales y medios de evacuación accesibles, botiquín de primeros auxilios, materiales y prácticas de rescate
• Cuidado y mantenimiento del vehículo, su mecánica y electrónica
• Distribución, cuidado y almacenaje de material de acampada durante el viaje
• Comunicaciones entre vehículos y con el exterior (telefonía, vídeo)
• Diario de viaje, reportajes, vídeos, fotografías
• Tesorería general del grupo durante el viaje, Fondo Común
• Relación con los Talleres Oficiales Land Rover durante la etapa, nombre y teléfono del responsable del taller, e informarles de nuestro viaje
• Relación con las Embajadas y Consulados, nombre y teléfono de contacto

Las etapas y fechas pueden sufrir variaciones por motivos mecánicos, políticos, o por inseguridad de los pilotos en algunos países. Entre todos, participantes y organizadores, tenemos que encontrar soluciones y compromisos para que la II VMD 3 concluya con el mismo éxito que la anterior.

Aún así, el hecho de no poder pasar por un país puede significar un cambio total del recorrido sin variar el objetivo principal de dar la vuelta al mundo.